Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es el responsable

CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CONDUCCIÓN DEL LITORAL S.A.S., NIT 901.642.303-1, Calle 45 # 27-15, Barranquilla, Atlántico.

• Teléfono de la empresa: 300 470 6383
• WhatsApp de atención: 301 366 8768
• Correo para datos personales: datos@conduccionlitoral.co

2. Quién atiende tus consultas y reclamos

Gerencia, en la sede (lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:30 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 2:30 p. m.) y en el correo datos@conduccionlitoral.co. Es el área encargada de responder todo lo que tenga que ver con tus datos.

3. De quién tratamos datos y cuáles

Datos sensibles

Algunos datos son sensibles (los que pueden afectar tu intimidad, como la salud o la biometría). Por regla, no estás obligado a autorizarlos y los tratamos solo con tu autorización expresa, para lo que dice aquí (Ley 1581 de 2012, arts. 5 y 6; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3). Las excepciones son la biometría del SICOV, la declaración de persona expuesta y el examen médico que pide la ley para la licencia (ver abajo): no dependen de tu autorización, porque las exige la norma. Tampoco son opcionales, si trabajas con la academia, estos datos sensibles: tus incapacidades, tu seguridad social y, si eres instructor, la copia de tu licencia (foto, huella y grupo sanguíneo). Los exigen la ley o tu contrato.

• Video de la cámara del vehículo (dashcam), sin audio: hoy los vehículos no tienen cámara. Si la academia las instala, te avisaremos antes y lo autorizas aparte (si no, recibes tus clases igual). Sirve para la seguridad vial y para aclarar incidentes o reclamos. Lo ven gerencia y, si la ley lo exige, una autoridad. Nunca se publica. Se borra a los 30 días, salvo que haya un reclamo abierto.
• Salud: el resultado del examen médico de aptitud (lo hace una IPS); de él solo guardamos lo que la ley pide para el trámite. Y, si las respondes al comprar en la web, 4 preguntas opcionales (condición médica, cirugía o accidente, lentes o visión, sustancias psicoactivas), solo para cuidarte en las clases, y una pregunta sobre si tienes una discapacidad y cuál, solo para atenderte según nuestro protocolo de atención a personas con discapacidad (ajustes razonables en las clases, Ley 1618 de 2013) mientras haces el curso. Cada respuesta va con su propia casilla de autorización; no responder no te quita el cupo; las ven solo la gerencia y la líder comercial de la academia y se borran a los 6 meses.
• Foto del documento del acudiente de un menor que compra por la web: la tratamos como dato sensible. No estás obligado a darla: puedes llevar tu cédula a la sede y, hasta que la academia la vea, no se puede pagar. Si la das, sirve solo para compararla con los datos y comprobar que eres su acudiente. La ven solo la líder comercial y la gerencia y se borra a los 30 días de aprobada la matrícula; queda quién la comparó y cuándo. Si la matrícula vence o la devolvemos, se borra antes.
• Foto de tu documento, si corriges tus datos desde tu portal: para corregir tu nombre, tu documento o tu fecha de nacimiento nos mandas la foto del frente y del reverso de tu documento, también si eres menor de edad. La tratamos como dato sensible. No estás obligado a mandarla, pero sin ella ese cambio no se hace por el portal. La ve solo quien revisa tu solicitud (la administradora o la líder comercial) y se borra 30 días después de revisada; si nadie la revisa en 30 días, la solicitud queda rechazada sola y la foto se borra.
• Biometría (tu huella o tu rostro), de alumnos e instructores: es un requisito legal del curso, no es opcional. Todo centro de enseñanza automovilística debe usar el Sistema de Control y Vigilancia (SICOV) de la Superintendencia de Transporte, y ese sistema exige validar la identidad del alumno y del instructor: con la huella, comparada con la base de la Registraduría, al inicio y al final de cada clase teórica y de cada examen; con el rostro, al inicio y al final de cada clase práctica; y con el rostro, en un momento al azar de cada hora de clase, para comprobar que siguen ahí. Si la huella no se lee en tres intentos, se usa el rostro; la norma no deja validar a mano (Resolución 2877 de 2026 de la Superintendencia de Transporte, art. 3, que modificó el art. 2 de la Resolución 5790 de 2016, y su Anexo Técnico, numerales 2.5.8.1.2, 2.5.8.1.7 y 2.5.8.2.6). Sirve solo para probar que la clase o el examen se dictó y quién estuvo. La toma y la guarda AulApp, la aplicación del operador del SICOV autorizado por la Superintendencia, que la custodia a título de encargado de la Superintendencia (no de la academia). En las clases y el examen prácticos, el SICOV también registra el recorrido del vehículo con GPS, para comprobar que la clase se dio (Anexo Técnico, numerales 2.5.8.2.2 y 2.5.8.2.4). Esa información es de uso exclusivo de la Superintendencia para vigilar a los centros de enseñanza (Resolución 2877 de 2026, art. 9); al registrarte, AulApp también te pide su autorización (Anexo Técnico, numeral 2.5.8.1.4). Nuestro sistema no guarda la huella ni el rostro que toma AulApp: solo anota si ya te registraste en AulApp y en qué fecha. Como la pide una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, este tratamiento no depende de tu autorización (Ley 1581 de 2012, art. 6, literal a, y art. 10, literal a); por eso no te decimos que es opcional: sin la validación, la clase no cuenta ante el SICOV y la academia no puede expedir tu certificado. Igual tienes todos los derechos del punto 8: si tienes una consulta o un reclamo sobre esos datos, escríbenos y lo tramitamos con AulApp o con la Superintendencia.
• Captura de tu consulta en el RUNT («Consultar mi RUNT» del portal): muestra si estás inscrito y el estado de tu certificado médico (apto o no apto y su fecha), que es un dato de salud. La subes tú con una casilla de autorización aparte (si eres menor de edad, no la subes: tu madre, padre o representante legal la muestra en la sede); la ve solo quien verifica en la academia, con un enlace que dura un minuto, y le quitamos los datos internos de la foto (por ejemplo, la ubicación). La guardamos hasta verificarla y 7 días más, y como máximo 30 días desde que la subiste; puedes borrarla antes desde tu portal o pedirlo en la sede. Después queda solo la constancia: que la verificamos, quién y cuándo, y si dijo apto o no apto. Si prefieres no subirla, muestras el documento en la sede.
• Soporte de una excusa por faltar a una clase («Excusa por una falta» del portal): la foto de la incapacidad médica, la calamidad doméstica o la fuerza mayor, que puede tener datos de salud. Es opcional: lo subes tú con una casilla de autorización aparte, y si prefieres no subirlo, mandas la excusa sin él y lo muestras en la sede. Si eres menor de edad, no lo subes: mandas la excusa y tu madre, padre o representante legal lo muestra en la sede. El motivo y el soporte los ve solo la gerencia de la academia, con un enlace que dura un minuto, y solo para decidir si la falta queda justificada; a la foto le quitamos los datos internos (por ejemplo, la ubicación). Lo guardamos 90 días desde que se decide la excusa (si no se decide, 90 días desde que lo mandaste) y después lo borramos; queda solo la excusa (la clase, el motivo y la decisión) y la constancia de tu autorización.
• Grupo sanguíneo (RH), discapacidad, grupo étnico y población especial (víctima de desplazamiento, población de frontera, cabeza de familia o reinsertado): son opcionales y solo con su propia casilla de autorización; si no los das, haces el curso igual. Si eres menor de edad, la autorización la da tu madre, padre o representante legal y siempre en tu interés. El grupo sanguíneo se usa solo para el trámite de tu licencia de conducción, donde va impreso; lo demás, solo para el reporte de caracterización de la matrícula al SIET (Ministerio de Educación) y para darte ajustes razonables en clase (Ley 1618 de 2013). Los ve solo la gerencia de la academia y los guardamos hasta 6 meses desde que los autorizas; después los borramos. Estos cuatro no los traemos del sistema anterior de la academia: solo entran si tú los das con esa autorización (Ley 1581 de 2012, arts. 5 y 6; esta política los nombra por el Decreto 1377 de 2013, art. 13, hoy Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.3.1).
• EPS (tu entidad de salud): es un dato de salud. No te la pedimos: solo la tenemos si venía en tu ficha del sistema anterior de la academia, y no te la pedimos de nuevo. La conservamos solo si lo autorizas en tu contrato de matrícula, en una casilla aparte y opcional, para atenderte en una emergencia durante las clases y para tu historial de alumno. No estás obligado: si no la autorizas, recibes el servicio igual y la borramos al firmar tu contrato; si no firmas un contrato nuevo, la borramos 1 año después de sacar la copia de tu ficha del sistema anterior, y mientras tanto nadie la ve. Si la autorizas, la ve solo la gerencia de la academia, no la usamos para decidir nada sobre ti y la conservamos con tu historial. Puedes retirar la autorización o pedir que la borremos cuando quieras (punto 8).
• Declaración de persona expuesta políticamente y origen de los recursos con que pagas el curso: no es opcional; la pedimos por obligación legal de prevención de lavado de activos (SARLAFT, Resolución 2328 de 2025 de la Superintendencia de Transporte), la ve solo la gerencia de la academia y la guardamos 10 años desde la matrícula como soporte de esa obligación (Ley 962 de 2005, art. 28).

Cuando aquí decimos quién ve un dato o para qué se usa, hablamos de la academia. Además, el asistente de inteligencia artificial para programar (punto 5) puede leer estos datos mientras se construye y se opera el sistema, con la autorización que das al aceptar cuando creas tu cuenta o cuando dejas tu contacto para que te ayudemos con la compra; si eres menor de edad, la da tu madre, padre o representante legal.

Si no autorizas un dato sensible de los que son opcionales, te decimos qué alternativa hay (por ejemplo, mostrar el documento en la sede en vez de subir la captura del RUNT); no te pedimos más de lo necesario.

4. Para qué usamos los datos (finalidades)

1. Matrícula, formación, evaluación y certificación como conductor o instructor, y los reportes que exige el Ministerio de Transporte (RUNT y SICOV, con la asistencia validada por biometría en AulApp).
2. Agendar clases y exámenes y avisarte de tu curso por WhatsApp, Messenger, Instagram, correo o llamada.
3. Cobrar, recibir pagos y facturar electrónicamente ante la DIAN. Los avisos de cobro respetan los días y horas de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos).
4. Seguridad vial y calidad de la formación (dashcam, encuestas voluntarias).
5. Responderte con un asistente automático (bot) y pasarte a una persona cuando lo pidas.
6. Cumplir obligaciones laborales, contables, tributarias, de tránsito y de prevención de lavado de activos (SARLAFT), y defendernos en reclamos.
7. Desarrollo, pruebas y mantenimiento del software de la academia, con las medidas de seguridad del punto 9.
8. Si nos pides información o una cotización después de recibir el aviso de privacidad nuevo que manda el bot por WhatsApp y no te matriculas, te contactamos para seguir con tu inscripción en las 4 semanas siguientes: hasta 3 correos, una llamada y un WhatsApp; nunca más de un contacto al día ni por varios canales en la misma semana. O, si nos autorizas desde un formulario de campaña, te escribimos sobre los cursos y la matrícula. Los mensajes, correos y llamadas sobre cursos respetan los mismos días y horas de los avisos de cobro (finalidad 3). Lo frenas cuando quieras escribiendo BAJA por WhatsApp o con el enlace de baja que trae cada correo: cualquiera de los dos frena los correos, la llamada y los WhatsApp. También puedes escribir a datos@conduccionlitoral.co.

5. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos. Los compartimos solo para prestar el servicio o porque la ley lo exige:

Autoridades y entidades por ley: RUNT (las horas de formación se registran en RUNT PRO, su plataforma) y Ministerio de Transporte, Superintendencia de Transporte (por el SICOV), organismos de tránsito, DIAN, entidades de seguridad social, y jueces o autoridades que lo pidan con competencia. No son proveedores nuestros: reciben los datos porque la ley lo exige (Ley 1581 de 2012, art. 10, literal a, y art. 13, literal c).

El SICOV (AulApp): AulApp es la aplicación del operador del SICOV autorizado por la Superintendencia de Transporte: toma la huella o el rostro de alumno e instructor para validar cada clase (y el GPS del vehículo en la práctica). No trabaja por cuenta de la academia: custodia esa información a título de encargado de la Superintendencia y es de uso exclusivo de ella (ver el punto 3).

Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados). Les transmitimos solo lo necesario, con contrato o bajo sus términos de tratamiento de datos. Varios guardan los datos fuera de Colombia, sobre todo en Estados Unidos:

Si pagas con Mercado Pago (la academia todavía no lo tiene activo) o pides crédito con una financiera (ADDI, BRILLA, Sistecrédito, Serfinanza), ellos tratan tus datos como responsables, con su propia política: no son encargados de la academia.

Si activas los avisos en tu celular, cada aviso pasa por el servicio de tu navegador: Google (Chrome y Android), Apple (Safari e iPhone), Mozilla (Firefox) o Microsoft (Edge), con servidores en EE. UU. y otros países. Ese servicio recibe la dirección de tu aparato y la hora del envío; el texto del aviso va cifrado y no lo puede leer. La academia no tiene contrato con ellos: es el canal que trae tu navegador y lo aceptas al activar los avisos. Los quitas en «La app en tu celular» o al salir del portal.

También recibe datos el proveedor del asistente de inteligencia artificial para programar, en la nube, con el que el desarrollador construye y opera el sistema. Ese asistente puede leer datos personales mientras se usa, y lo autorizas al aceptar cuando creas tu cuenta en el portal, la app de estudiantes o la app de instructores, o cuando dejas tu contacto para que te ayudemos con la compra (si eres menor de edad, lo autoriza tu madre, padre o representante legal). El proveedor los trata por su cuenta, según su propia política, y puede guardarlos varios años; no trabaja por encargo de la academia. Es una empresa de EE. UU. y sus servidores están fuera de Colombia, en ese país y en otros. Enviarle datos es una transferencia a EE. UU., país que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con un nivel adecuado de protección. Si quieres saber quién es o leer su política, escríbenos a datos@conduccionlitoral.co.

El código y los documentos del sistema se guardan en un repositorio privado de GitHub (EE. UU.); los documentos, no el código, pueden incluir datos de personas. GitHub no es un encargado con acuerdo de tratamiento de datos: rigen sus términos de servicio, que tratan como confidencial lo que hay en un repositorio privado.

El computador de la academia se maneja a distancia con RustDesk solo por una conexión directa en una red privada (Tailscale): por los servidores de RustDesk no pasan tus datos.

6. Cómo das tu autorización

Por escrito (contrato de matrícula o formulario con casilla) o por un medio electrónico que deje constancia (por ejemplo, aceptar el aviso del asistente de WhatsApp). Nunca la damos por hecha por tu silencio. Guardamos la prueba de cuándo y cómo la diste. La biometría del SICOV no depende de tu autorización: la exige la norma (punto 3), y la casilla te lo dice así.

7. Menores de edad

Si eres menor de 18 años, autoriza tu padre, madre o representante legal, que también firma el contrato. Tenemos en cuenta tu opinión según tu edad y madurez, y solo pedimos los datos necesarios para el curso. Si llenas un formulario de campaña (por ejemplo, el QR de un colegio), de ti no guardamos nada (ni tu nombre, edad, licencia, celular ni IP): solo el WhatsApp de tu papá, mamá o representante y el lugar del QR donde lo dejaste (si no llegaste por el QR de un lugar, queda en una campaña general, sin lugar), para pedirle su autorización (punto 10).

8. Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes: conocer, actualizar y corregir tus datos; pedir prueba de tu autorización; saber cómo los usamos; revocar la autorización o pedir que los borremos (cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos); consultar gratis tus datos; y quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Cómo pedirlo: escribe a datos@conduccionlitoral.co o ve a la sede, con tu nombre, documento, lo que pides y cómo quieres que te respondamos. Si lo pide otra persona por ti, debe mostrar que te representa.

• Consultas (saber qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te decimos por qué y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, borrar, revocar o reclamar por un incumplimiento): si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la envías en 2 meses, entendemos que desististe. En máximo 2 días hábiles marcamos tu dato como «reclamo en trámite». Respondemos en máximo 15 días hábiles; si no alcanzamos, te decimos por qué y respondemos en máximo 8 días hábiles más.
• Antes de quejarte ante la SIC, debes haber hecho la consulta o el reclamo con nosotros.

9. Seguridad

Usamos accesos con usuario y clave por persona, permisos según el cargo, conexiones cifradas, copias de seguridad cifradas y registro de quién hace qué en el sistema. Quien desarrolla el software trabaja con datos de prueba siempre que se puede.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras dure tu relación con la academia y 10 años más, por obligaciones contables, tributarias y de tránsito. Las hojas de vida no contratadas, 6 meses. Tu jornada, barrio, lugar de recogida, estrato, nivel educativo y el parentesco y celular de quien paga, 6 meses desde la matrícula (sirven para las clases, el cobro y el reporte SIET de esa matrícula); los datos sensibles opcionales del punto 3, 6 meses desde que los autorizas, salvo la EPS (si la autorizas, con tu historial de alumno; si no, se borra al firmar tu contrato o, si no firmas uno nuevo, 1 año desde que sacamos la copia de tu ficha del sistema anterior); las respuestas opcionales de salud de la compra en la web, 6 meses desde que las das; la foto de tu documento para corregir tus datos desde tu portal, 30 días desde que revisamos la solicitud; en la compra de un menor por la web, la foto del documento de su acudiente, 30 días desde que aprobamos la matrícula, y su firma y su celular, con el contrato firmado (mientras dure la relación y 10 años más); si esa matrícula vence (30 días sin pago) o la devolvemos, quitamos la foto, la firma y el celular al día siguiente, y el celular puede quedar un tiempo en copias de respaldo cifradas; la declaración de persona expuesta y el origen de los recursos, 10 años desde la matrícula (punto 3). La copia de tu ficha del sistema anterior, 1 año desde que la sacamos. La captura de tu consulta en el RUNT, hasta verificarla y 7 días más, y como máximo 30 días desde que la subiste (o antes, si pides borrarla). El soporte de una excusa por faltar a una clase, 90 días desde que se decide la excusa (o desde que lo mandaste, si no se decide). Los videos de las clases (dashcam), si se instalan cámaras, 30 días, salvo que haya un reclamo abierto: solo el tiempo razonable y necesario para aclarar incidentes (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.8). Los datos de quienes nos consultaron y no se matricularon, las prematrículas sin terminar, las conversaciones por WhatsApp, el correo y el registro de quién hace qué en el sistema, 2 años desde el último movimiento (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.2.8 y 2.2.2.25.3.1). Después los borramos o los dejamos anónimos. Una compra en la web que queda sin pagar y sin comprobante se borra a los 30 días, con su IP y su hora. Si un menor de edad llena un formulario de campaña (por ejemplo, el QR de un colegio), solo guardamos el WhatsApp de su papá, mamá o representante y el lugar del QR (si no llegó por el QR de un lugar, queda en una campaña general, sin lugar), hasta 30 días desde el último mensaje en que le pedimos su autorización (si no alcanzamos a pedírsela, 30 días desde el formulario): si no responde, lo borramos. Si dice que no, guardamos ese número para no volver a escribirle, hasta que nos escriba ALTA (entonces lo sacamos de esa lista). Si nos escribió por WhatsApp, esa conversación se guarda como las demás: 2 años desde el último mensaje; para no tomar dos veces el mismo mensaje como su respuesta, guardamos una huella de esos mensajes (un código del que no se puede sacar su número), 2 años desde que la usamos. Lo demás que llega por esos formularios (con la prueba de tu autorización), 2 años desde que nos lo dejaste, salvo que haya pasado a Consultas: entonces se guarda mientras siga allí (2 años desde su último movimiento, como los demás interesados).

11. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante (por ejemplo, una finalidad nueva o un proveedor nuevo que reciba tus datos), te avisamos por WhatsApp o correo antes de aplicarlo. La versión y la fecha de vigencia están al inicio.

Qué cambió en la versión 5 (6 de noviembre de 2026): los formularios de campaña (por ejemplo, el QR de un colegio): del menor de edad no guardamos nada, solo el WhatsApp de su papá, mamá o representante y el lugar del QR (si no llegó por el QR de un lugar, queda en una campaña general, sin lugar), hasta 30 días desde que le pedimos su autorización (si dice que no, ese número para no volver a escribirle, hasta que escriba ALTA, y la huella de sus mensajes, 2 años); lo demás de esos formularios, 2 años desde que nos lo dejaste o, si pasó a Consultas, mientras siga allí (puntos 3, 7 y 10). El examen médico que pide la ley para la licencia queda escrito como excepción: no depende de tu autorización (punto 3). Las 4 preguntas opcionales de salud de la compra en la web, con su plazo de 6 meses (puntos 3 y 10). Los mensajes, correos y llamadas sobre cursos respetan los mismos días y horas de los avisos de cobro, y BAJA por WhatsApp sirve también para los correos (punto 4). Cambió la finalidad del seguimiento a quien cotiza: antes, solo si lo autorizabas aparte; ahora, a quien cotiza después del aviso nuevo del bot, en las 4 semanas siguientes: hasta 3 correos, una llamada y un WhatsApp, nunca más de un contacto al día ni varios canales en la misma semana, y lo frenas con BAJA o con el enlace de baja del correo (punto 4). Al comprar en la web, una pregunta opcional sobre discapacidad, para atenderte según nuestro protocolo, con su plazo de 6 meses (puntos 3 y 10). El soporte de una excusa por faltar a una clase: es opcional, con su propia casilla de autorización, el menor de edad no lo sube (lo muestra en la sede su madre, padre o representante legal) y lo guardamos 90 días (puntos 3 y 10). La captura de tu consulta en el RUNT la subes tú con su casilla (punto 3). El plan de pago habla solo de abonos (punto 3). Quien paga el curso de un alumno tiene su propia fila: qué datos, para qué y su plazo (punto 3). Los datos sensibles de la ficha del alumno (grupo sanguíneo, discapacidad, grupo étnico y población especial, para la licencia y el reporte SIET) quedan escritos con su finalidad, quién los ve y su plazo de 6 meses (punto 3). La declaración de persona expuesta y el origen de los recursos (SARLAFT, 10 años) y el plazo de 6 meses de la jornada, el barrio, el lugar de recogida, el estrato y el nivel educativo quedan escritos (puntos 3 y 10). Al comprar en la web, si sabes leer y escribir (obligatoria, para la licencia) y la IP y la hora de la compra (frenar abusos y constancia de la firma del contrato; una compra en la web que queda sin pagar y sin comprobante se borra a los 30 días, con su IP y su hora) (punto 3). Quedan escritos también la asesora que te vendió el curso, la revisión de la compra de un menor de edad y lo que traía la ficha del sistema anterior sobre tus cursos (punto 3). Quedan escritos más datos de la ficha (género, teléfono fijo, fecha y lugar de expedición del documento, número de registro en el RUNT, convenio y quién paga el curso; si cotizas por WhatsApp, a qué te dedicas y cómo nos conociste) y los de los formularios de campaña (del mayor de edad, la IP y la hora de su autorización) (punto 3); el estado civil, el lugar de origen y la ocupación que traía la ficha del sistema anterior se conservan con el historial del alumno y no se piden de nuevo; la EPS de esa ficha se conserva solo si el alumno lo autoriza en su contrato (casilla aparte y opcional), para atenderlo en una emergencia en clase y para su historial, como dato sensible que solo ve la gerencia y que el alumno puede pedir borrar; si no la autoriza, se borra al firmar o, si no firma un contrato nuevo, al año de la copia de su ficha del sistema anterior; la fecha de vencimiento de la licencia, para el historial, y la marca de riesgo de abandono, que revisa una persona y no le quita nada al alumno (punto 3); quién matriculó al alumno sirve también para el registro de ventas (punto 3); la copia de tu ficha del sistema anterior se guarda 1 año (punto 10); el proveedor del asistente de inteligencia artificial para programar figura como quien recibe datos con su propia política, y RustDesk, solo por conexión directa en una red privada; ese asistente puede leer datos personales mientras se construye y se opera el sistema, también sensibles y de menores de edad, y lo autorizas al aceptar cuando creas tu cuenta en el portal, la app de estudiantes o la app de instructores, o cuando dejas tu contacto para que te ayudemos con la compra (si eres menor de edad, lo autoriza tu madre, padre o representante legal) (puntos 3 y 5); GitHub ya no figura entre los encargados: guarda en un repositorio privado el código y los documentos del sistema, rigen sus términos de servicio y los documentos, no el código, pueden incluir datos de personas; Factus recibe datos solo desde que firme su contrato con la academia, y los servicios de avisos de los navegadores figuran como quienes llevan los avisos al celular de quien los activó (punto 5). Si la compra de un menor de edad es por la web, su acudiente nos da también su firma y, si quiere, la foto de su documento, que es un dato sensible y tiene su plazo de 30 días (puntos 3 y 10). Quedan escritas también la foto de tu documento cuando corriges tus datos desde tu portal, con su plazo de 30 días, y las incapacidades y la copia de la licencia del personal (puntos 3 y 10). La versión 4 regía desde el 26 de octubre de 2026.

Qué cambió en la versión 4 (26 de octubre de 2026): el plazo de 2 años para guardar los datos de quienes consultaron y no se matricularon, las prematrículas sin terminar, las conversaciones, el correo y el registro del sistema (punto 10); Whaticket aparece como proveedor que atiende los chats de WhatsApp mientras la academia termina de pasarse a su sistema propio, y RUNT PRO y AulApp ya no figuran como proveedores, porque reciben los datos por ley (punto 5). La versión 3 regía desde el 13 de octubre de 2026.